Spendenbescheinigungen

Alle Nachfragen bez. Spendenbescheinigung (auch Proforma-Rechnungen oder Nachrichten über Onlinespenden) per Mail weiterleiten an spendenbescheinigung@dortmunder-tafel.de

Zum Ausstellen einer Spendenbescheinigung in Orbis den Spender als Person bzw. Institution suchen oder neu anlegen und speichern

Den Reiter „Spenden“ auswählen, Doppelklick auf das Tabellenfeld oben links, um eine neue Zeile in der Tabelle zu öffnen

Zeile ausfüllen:

• „Datum“: Tag des Spendeneingangs
• „Betrag“: Komplette Spendensumme - bei Sachspenden also Bruttosumme
• „Spendentyp“: Mitgliedsbeiträge als „Mitglied“, Gutscheine gelten als „Geldspende“
• „Quittung erstellt“ unbedingt leer lassen
• ggf. Bemerkung einfügen (z.B. besonderer Spendenanlass, bei Sachspenden Gegenstand der Spende oder Rechnungsnummer….)

• Eingaben speichern

• In der Menuleiste oben anklicken „Bestätigung Geldspende“ oder „Bestätigung Sachspende“ drucken. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem nur Spenden aufgeführt sind, für die noch keine Bescheinigung erstellt wurde. Auf den grünen Pfeil klicken - Dokument öffnet sich.
• Prüfen und im PDF-Format speichern unter DoTafel-Daten\Finanzen\Anja - Finanzen\Neue Spendenbescheinigungen
• Anschließend Dankschreiben erstellen (In Orbis unter Briefe) und im PDF-Format speichern unter DoTafel-Daten\Finanzen\Anja - Finanzen\Neue Danksagungen
• Spendenbeleg (in der Regel also Kontoauszug oder Proforma-Rechnung) als PDF speichern unter DoTafel-Daten\Büro\OF Dokumenteneingang\Spenden

• Anschließend Digitalen Schreibtisch öffnen und im Postfach A.Marzinzik entsprechenden Kontoauszug auswählen
• in der rechten Spalte zuerst Danksagung auswählen , anschließend dort Bescheinigung anfügen (Ordner sind voreingestellt)
• Hat der Spendenempfänger eine Mailadresse, diese eingeben (Sicherheitshalber besser kopieren als abschreiben)
• Danach unten rechts auf „weiter“ klicken

Anschließend erhält der Vorstand die Bescheinigung zur digitalen Unterschrift. Danach wird sie automatisch unter DoTafel-Daten\Finanzen\Anja - Finanzen\Spendenbescheinigungen gespeichert Ist eine Mailadresse eingetragen, erhält der Spender die Bescheinigung mit dem Dankschreiben per Mail. Liegt keine Mail-Adresse vor, erhält Alex vom Büro eine Mail mit dem Hinweis, das Dokument auszudrucken und per Post zu versenden.

Wenn digitaler Schreibtisch nicht genutzt wird:

Bescheinigung und Dankschreiben ausdrucken, zusammen mit Beleg (Kontoauszug, Rechnung o.ä.) an ein Vorstandsmitglied zur Unterschrift. Anschließend Tafel-Stempel

Unterschriebene Bescheinigung mit Beleg einscannen unter DoTafel-Daten\Finanzen\Anja - Finanzen\Spendenbescheinigungen, Original OHNE Beleg verschicken.